Datenschutzordnung

Datenschutzordnung der Hegegemeinschaft Oberzent

1. Die Hegegemeinschaft verarbeitet personenbezogene Daten ihrer Mitglieder unter Einsatz der Mitgliederverwaltungssoftware „Vereinsmeister“ der Firma GLS Software & Systeme, D-26670 Uplengen. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. 
Namen und Adressen, sowie die Daten des Aufnahmeantrages der Mitglieder werden von der Hegegemeinschaft Oberzent grundsätzlich nur für die Beitragserhebung, zum Versand seiner Mitgliederinformationen und der Erreichung der originären Vereinsziele verwand. Sonstige Informationen über Mitglieder werden intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z.B. Speicherung von Alter, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen, Funktionen im Verein, Eintrittsdatum und bisher erhaltene Ehrungen sowie besondere Qualifikationen wie z.B. Jagdberater, Jagdpächter, Jagdaufseher, Hundeführer, Jagdhornbläser, Jagdschütze, Teilnahme an Lehrgängen) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

2. Die Hegegemeinschaft ist Mitglied des Landesjagdverbandes Hessens und verpflichtet bestimmte personenbezogene Daten zur Mitgliederbetreuung und zum Versand der Verbandszeitschrift an den Landesjagdverband zu melden. Übermittelt werden z.B. Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse, Eintritts- und Austrittsdatum, Angaben zur Funktion im Verein, jedoch keine persönlichen Fotos.

3. Pressearbeit
Die Hegegemeinschaft informiert die Tagespresse sowie die Fachzeitschriften über Wildbestände, Abschusszahlen und besondere Ereignisse, wie z.B. Hegeschauen und Ziele der Vereinigung. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite und im Mitteilungsblatt der LJV veröffentlicht.

4. Weitergabe von Mitgliedsdaten

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung von zweckgebundenen Veranstaltungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten in seinen Rundschreiben, sowie in der Tagespresse und Fachzeitschriften bekannt. Dabei werden keine personenbezogenen Mitgliederdaten veröffentlicht werden.               

Mitgliederverzeichnisse der Mitgliedsvereine werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Personen ausgehändigt, die im Verband eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. 
Der Verein hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen die Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verband personenbezogene Daten seiner Mitglieder.

5. Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form soweit an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z. B. Minderheitenrechte) benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie der Liste gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden. Sämtliche Funktionsträger, welche personenbezogene Daten bearbeiten oder denen diese zur Verfügung gestellt werden, werden schriftlich und umfassend über den Datenschutz instruiert.

6. Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung dieser Satzung stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende, Datenverwendung ist dem Verein nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.

7. Beim Austritt und Ausschluss eines Mitglieds werden personenbezogenen Daten archiviert. Daten des austretenden oder ausgeschlossenen Mitglieds, die Kassenverwaltung betreffend, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.

Jedes Mitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (insbesondere §§ 34, 35 BDSG) das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten.

Oberzent im Oktober 2018

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